La problemática de lograr un presupuesto de TI radica en que siempre se considera el área de tecnología como un medio para y no como una finalidad. Así que la cuantificación de cómo este departamento contribuye o puede llegar a contribuir a obtener resultados y generar valor, ya sea público o económico, no es evidente en la mayoría de los casos.
Caso contrario es lo que ocurre en áreas como las financieras y presupuestales, que usualmente califican más como un costo o gasto, que como un activo en el que conviene invertir en su creación y sobre todo en su mantenimiento.
Uno de los principios básicos de cualquier área financiera es mantener los costos bajos, pero la pregunta clave es ¿cómo sabemos que un monto cualquiera, es un costo bajo? ¿Qué ocurre con el área de tecnología?, Pues que es muy fácil cuantificar cuánto se gasta en ellas, pero es difícil cuantificar la contribución desde un punto de vista financiero.
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Sin embargo, el departamento de tecnología está tomando cada vez más relevancia dentro de las organizaciones y es de vital importancia que la gerencia vea cómo un costo necesario invertir en este departamento que con las herramientas y recursos necesarios puede lograr mejorar los resultados de diversas áreas y además, salvaguardar información relevante para las empresas.
Entonces, ¿cómo lograra más presupuesto para los departamentos de TI? Para empezar, se debe tener claro qué debe incluir un presupuesto de TI: los costos de compensación para los profesionales de TI están dentro del presupuesto de TI, incluyendo los costos de los consultores externos utilizados por el departamento de TI.
Los gastos relacionados con la construcción y el mantenimiento de los sistemas de back-office de toda la empresa también están incluidos en el presupuesto de TI. Estos abarcan, por ejemplo, la planificación de recursos empresariales (ERP), así como aplicaciones de contabilidad, finanzas y recursos humanos. El presupuesto de TI también abarca gastos de hardware; facturas de equipos de cómputo portátiles, dispositivos móviles emitidos por la organización, servidores, ruteadores y otros equipos de red, por ejemplo, son pagados por el departamento de TI.
Mientras que el presupuesto de TI rara vez incluye todos los gastos de tecnología de una organización, las mejores prácticas dictan que el departamento de TI reúna una visión holística de los costos de tecnología, independientemente de su lugar de residencia. Esto permite que los líderes de TI, así como el resto de los altos ejecutivos, aseguren que no hay redundancias entre el presupuesto de TI centralizado y los presupuestos de otras unidades de negocio, manteniendo así en general el gasto en TI sin excesos y bajo control.
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